Planera mappstruktur i Storegate Multi

Den här artikeln riktar sig till dig som är administratör på ett Storegatekonto och ska lägga upp en ny mappstruktur. Att planera en intuitiv mappstruktur kommer göra det lättare att navigera och öka användarnas produktivitet. När du går över till Storegate är det ett bra tillfälle att se till att ineffektiva arbetsflöden från en tidigare mappstruktur inte upprepas.

Att tänka på innan du utformar mappstrukturen:

• Vem och vilka ska skriva, redigera och spara filer?

• Vilka mappar på rotnivå i Gemensamma filer är bra för din organisation? Detta kan utformas efter avdelningar, regioner eller grupper som ska använda Storegate.

• Får dina användare möjlighet att skapa och hantera sina egna mappar på rotnivå? Eller föredrar du som admin att äga (och kontrollera) alla mappar på rotnivå?

• Behövs olika behörigheter sättas för användare eller är grupper bättre?

• Finns det särskilda säkerhetsbehov kring vissa mappar och filer?

Grundläggande mappstruktur:

För enkelhetens skull sätts behörighet endast i rotkatalogen på Gemensamma filer. Detta innebär att en underanvändare som exempelvis har fått behörighet Skriv i en mapp har Skrivbehörighet till hela mappen inklusive dess undermappar.

Det finns möjlighet att ändra så att det även går att sätta behörigheter på undermappar. Detta gör du under ”Konto” –> ”Inställningar” inloggad på administratörskontot.

Här kan du utöka behörigheterna till att även gälla mappar under rotnivå. OBS! Tänk på att denna inställning gör tjänsten mer avancerad då man även måste hantera behörigheter som ärvs ner i undermappar.

Metodtips för mappstruktur:

Att förstå Storegates mappbehörigheter hjälper dig att konfigurera mappstrukturen så att teamet kan få ut mesta av Storegate. Mer information finns här: Administrera användare, behörigheter och grupper

1. Hemligt innehåll bör placeras långt upp i roten.

   Du kommer att bjuda in underanvändare och ibland externa användare längre ner i mappstrukturen. Eftersom man ärver behörigheter från rotmappen flödar en användares åtkomst bara ner till undermappar. Därför bör känslig information finnas i toppen av din mappstruktur då den blir mer privat.

2. Döp mappar tydligt.

   Att döpa mappar hjälper användarna att hålla sig orienterade i mappstrukturen och det blir enklare att komma åt rätt innehåll.

3. Håll strukturen så platt som möjligt.

   En tumregel är att hålla sig till mappstrutkur på inte mer än sex nivåer. En platt mappstruktur blir mer effektiv att arbeta i och enklare för en användare att navigera igenom.

4. Varje användare ser enbart mappar och filer de har behörighet till

   Genom att bjuda in användare till avdelnings- region- eller teammappar gör det enkelt att navigera och hjälper användaren att stjärnmarkera sina Favoritmappar för snabb åtkomst.

5. Skapa unika mappar för externa användare.

   Om du märker alla gemensamma/externa mappar på ett lämpligt sätt så kan användarna enkelt förstå att innehållet delas med externa användare.