.png){kind=icon}
Arbeta i filer och mappar
Hur du arbetar i filer mot Storegate, gör utdelningar, använder tillägg för Outlook och Office Online m.m.
Spara Office-filer direkt till Storegate
När du arbetar i Office och sparar filer, brukar standardplatsen för att spara vara lokalt i Mina dokument eller på Onedrive. Du som Storegate-kund kan lägga till Storegate som förvald sökväg för att spara dina Office-filer till din synkmapp eller direkt till molnet. Gör så här för att ändra: 1. Öppna ett av dina Office-program (Word, Excel eller Powerpoint) och tryck därefter på ”Arkiv”. 2. Välj sedan ”Alternativ” längst ned i den vänstra menyn och efteråt klickar du på ”Spara” i den nya rutan som kommer fram. 3. Under ”Lokal filsökväg som standard” väljer du bläddra och väljer den önskade sökväg du vill ha som standard, dvs sökvägen till mappen för Cloud Folder. 4. Tryck OK för att spara ändringen. Klart!
Låsning av filer i Storegate
Storegate låser en fil varje gång du: - Redigerar en fil i webbgränssnittet via det lokalinstallerade Office-paketet - Redigerar en fil i webbgränssnittet via Microsoft Office Online (låset innebär att flera användare kan samredigera ett dokument i Office Online men ej via andra protokoll) - Redigerar en fil i Office-paketet via Storegate Cloud folder. Unikt lås per användare så länge filen är öppen. - Sätter ett eget lås på en fil i webbgränssnittet - Redigerar en fil via WebDAV-protokolet OBS. Programvaror som Bluebeam, Revu, AutoCAD och Adobe Acrobat hanterar låsning annorlunda och kan kräva att du stänger ned hela programmet för att fillåset ska släppas så att filen kan skrivas till Storegate. Vanligtvis är det programmens listor över senaste filer som håller kvar låset och funktionen bör därmed inaktiveras. Kontakta respektive programvarutillverkare för specifika instruktioner. Kända begränsningar: Programvaror i iWork suite (Pages, Numbers och Keynotes) i macOS tar inga lås.
Att komma åt versioner av filer
Storegate skapar en fil-version varje gång du: - Redigerar en fil i webbgränssnittet via lokalinstallerade Office eller via Microsoft Office Online - Redigerar eller laddar upp en Office-fil via Storegate Cloud folder (beteende kan variera från olika programleverantörer) - Laddar upp en eller flera filer med samma namn i webbgränssnittet - Laddar upp en eller flera filer via WebDAV - Skapar en ny version lokalt som sedan säkerhetskopieras via Storegate Online Backup När detta sker håller vi reda på äldre versioner av filer så att du kan återställa till en tidigare version av önskad fil. Du kan närsomhelst ladda ned och förhandsgranska olika versioner av dina filer. Standardinställningen för företagskonton är 5 versioner av varje fil. Administratören för kontot kan ändra upp till 100 versioner av varje fil. Versionerna behålls i sitt original och tar därför extra utrymme på kontot. Om du vill återställa en tidigare version av en fil loggar du in i webbgränssnittet och letar reda på filen. Därefter klickar du på klocksymbolen för versioner och väljer den version du vill ladda ned. Kända begränsningar: - Om du via webbgränssnittet kopierar eller flyttar en fil/mapp så får du valet att ”skriva över” innehållet till ”målet”. I detta fall behålls inga versioner från ”målet”. - Om filen som skrivs över är 0 byte så sparas inte den som en version. - Om filen som skrivs över är sparad/uppladdad av samma användare och det var mindre än 1 minut sedan den sparades/laddades upp så sparas inte den som en version. - Programvaror i iWork suite (Pages, Numbers och Keynotes) i macOS skapar inga versioner.
Ange beskrivning på mappar eller filer
Om du önskar att förtydliga vilka dokument som skall sparas i en viss mapp eller om du vill ange en beskrivning på en särskild fil ni jobbar med går det bra klicka fram detaljer på det valda objektet. Ange en beskrivning för en mapp eller fil. Notera: 1. Beskrivningar på objekt under katalogen Gemensamma filer är synliga för andra användare på samma konto du anger beskrivningar 2. Beskrivningar visas aldrig om du delar en fil eller mapp via publika länkar 3. Beskrivningar syns internt för alla användare men kan endast ändras av den som har Skriv-behörighet.