Storegate Digital signering

Vad är Storegate Digital Signering?

Med tjänsten Storegate Digital Signering ersätter du pappersarbete och tidskrävande hantering av fysiska signaturer med säkra digitala underskrifter. Dessutom sparar du tid och pengar och får en effektivare verksamhet med högre säkerhet. Ladda upp eller infoga dokument från Storegate, lägg till mottagare och skicka din fullmakt, ditt avtal eller ditt kontrakt. Låt dina kunder signera enkelt med BankID eller digital underskrift. Storegate Digital Signering erbjuder avancerade signaturer med tidsstämpel och långtidsarkivering i formatet PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures). Hantera dina avtal och dokument på vilken enhet som helst. Med bara några få klick kan du och dina kollegor ha era avtal redo för signering. Dessutom är det smidigt att följa hela flödet via vår molntjänst oavsett var ni än befinner er, smidigt och säkert. Storegate är en svensk molntjänst med full regelefterlevnad enligt GDPR. Vår signeringstjänst exporterar filerna i PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) och använder en certifikatleverantör som både anger tidsstämplar och finns med på AATL (Adobe Aproved Trusted List) samt EUTL (European Union Trusted List). En digital signatur hos oss har samma juridiska giltighet som en fysisk signatur på papper. Kika på vår introduktionsvideo

Skapa avtal som flera parter kan signera

Med mallar i Storegate Digital Signering kan du med hjälp av en länk på din hemsida få ett standardavtal (ex. hyresavtal, personuppgiftsbiträdesavtal) signerat av flera parter oberoende av varandra. När avtalen är signerade kan du genom exportfunktionen samla alla avtal i en och samma mapp automatiskt. Gör så här: 1. Logga in på ditt konto i webbgränssnittet 2. Gå till Signering i vänsterkolumnen 3. Klicka på knappen Mina mallar och + Skapa mall 4. Ange ett namn för mallen och eventuella instruktioner som undertecknaren ska få när signering är klar 5. Ladda upp ditt avtal 6. Klicka dig vidare och ange inställningar 7. Lägg till och ange vilka fält som mottagen ska fylla innan signering sker (dessa uppgifter läggs till i avtalet) 8. Publicera mall och kopiera länken samt infoga på den plats du vill ha den Länken är aktiv så länge kuvertet finns tillgängligt. Tips! Prova gärna själv att gå till länken och signera kuvertet.

Produktblad Digital Signering (länk)

Öppna produktblad för Storegate Digital Signering

Vad händer om jag avaktiverar Storegate Digital Signering?

Om du avaktiverar tjänsten genom att ändra till 0 signeringskrediter, eller säger upp det Storegatekonto där tjänsten är aktiverad, kommer åtkomsten till Storegate Digital Signering försvinna omedelbart. Det innebär att du inte längre kommer ha tillgång till dina kuvert och materialet tas bort. Observera att tidigare kuvert inte heller kommer finnas kvar om du skulle aktivera tjänsten igen. Tidigare utförda signeringar är fortsatt giltiga och du kan verifiera avtalen via QR-kod och länken som finns i avtalet.

Hur fungerar arkivet?

När ett avtal är signerat och klart kan man ladda ner det till sin dator. För att arkivera kuvertet klickar du på Arkivera inne i kuvertet. När du arkiverar ett kuvert raderas kuvertlänken för Undertecknare vilket innebär att denne inte längre kommer kunna komma åt kuvertet via den länk som finns i mailet som skickas för signeringen. I arkivet kan du samla gamla kuvert och därifrån finns möjlighet att ladda ner avtalet och se händelselogg.

Hur lägger jag till tjänsten Digital Signering på en underanvändare?

När tjänsten Digital Signering aktiveras på ett Multi-konto blir den tillgänglig enbart för administratören. För att även underanvändare ska kunna använda signering behöver administratören därefter lägga till signeringsfunktionen för de underanvändare som ska ha tillgång att använda den. För en befintlig användare går du in under användarlistan och tilldelar tjänsten. När du skapar en ny underanvändare får du välja om du vill lägga till tjänsten direkt vid uppskapandet av användaren.

Ordlista för Storegate Digital Signering (bilden)

Utfärdare – Den person som har köpt tjänsten Storegate Digital Signering och skickar kuvert till Undertecknare. Undertecknare – Den person som ska signera och mottager ett kuvert från Utfärdaren. Undertecknaren behöver inget konto hos Storegate. Signeringskrediter – Antalet krediter kontoinnehavaren har köpt i sitt paket. Exempel 10 st. signeringskrediter räcker till 1 kuvert med 10 undertecknare eller 10 kuvert med 1 undertecknare i varje kuvert. Kuvert – I ett kuvert kan man lägga ett eller flera dokument som ska signeras. Granskare – Den som tar fram och/eller granskar avtalet men inte har behörighet att teckna avtal. Inställningen gör det möjligt att godkänna avtalet som granskare innan exempelvis VD signerar avtalet.

Hur räknas mina signeringskrediter?

Signeringskrediterna köps i paket om 120, 300 eller 600 stycken och gäller under ett år. Det krävs en kredit per signering, det innebär att 10 signeringskrediter räcker till 1 kuvert med 10 undertecknare eller 10 kuvert med 1 undertecknare i varje kuvert. Om man försöker skicka ett kuvert till fler undertecknare än antalet tillgängliga krediter kommer systemet varna. I det fall en signering återkallas av utfärdaren nyttjas inga signeringskrediter, förutsatt att ingen undertecknare har påbörjat signering. Om undertecknare har påbörjat signering kommer signeringskrediter att dras för det aktuella kuvertet.

Jag har fått ett mail med inbjudan att signera. Vad ska jag göra nu?

Om du har fått ett mail med en inbjudan att signera innebär det att någon vill att du ska signera ett avtal via Storegate. Klicka på ”Gå vidare” för att komma till signeringen. Där kan du läsa avtalet och godkänna det genom att klicka på Signera högst upp till höger och därefter genomföra signeringen. Kostar det någonting att skriva under? Nej, för dig som undertecknar ett avtal kostar det ingenting. Det är Utfärdaren (dvs den som är innehavare av Storegatekontot) som skickar ut kuvertet som betalar för tjänsten.

Hur aktiverar jag Storegate Digital Signering?

För att använda tjänsten Storegate Digital Signering behöver du först aktivera tjänsten på ditt konto. Detta gör du genom att klicka på Signering i vänsterkolumnen eller genom att gå till dina kontoinställningar när du är inloggad via hemsidan. Under Abonnemang –> Prisplan väljer du önskat antal Signeringskrediter och bekräftar ändringen. Nu är du redo att börja skapa kuvert och skicka dokument för signering.

Finns stöd för PAdES i Storegate Digital Signering?

Ja. Storegate Signering erbjuder kvalificerade signaturer med tidsstämpel och långtidsarkivering i formatet PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures).

Är Storegate Digital signering GDPR-säker?

Ja, Storegate Digital Signering är GDPR-säker. Storegate är en svensk molntjänst och all data lagras på servrar i Sverige. Det innebär att det blir enkelt för dig att följa GDPR eftersom du aldrig behöver oroa dig för att personuppgifter hanteras utanför Sveriges gränser. Läs mer om Storegate och GDPR här.

Vilka är fördelarna med att använda Storegate Digital Signering?

Med Storegate Digital Signering ersätter du pappersarbete och tidskrävande hantering av fysiska signaturer med säkra digitala underskrifter. Dessutom sparar du tid och pengar och får en effektivare verksamhet med högre säkerhet. Snabbare för dina kunder – snabbare för dig. Hantera dina avtal och dokument på vilken enhet som helst. Med bara några få klick kan du och dina kollegor ha era avtal redo för signering. Storegate Digital signering gör det möjligt för flera olika undertecknare att signera samma dokument från olika platser på ett enkelt och tryggt sätt. Dessutom är det smidigt att följa hela flödet via vår molntjänst oavsett var ni än befinner er, smidigt och säkert. Storegate Digital Signering är GDPR-säker. Storegate är en svensk molntjänst och all data lagras på servrar i Sverige. Det innebär att det blir enkelt för dig att följa GDPR eftersom du aldrig behöver oroa dig för att personuppgifter hanteras utanför Sveriges gränser.

Är en digital signatur lika juridiskt bindande?

Ja, en digital signatur har samma juridiska giltighet som en fysisk signatur på papper. Storegate är en svensk tjänst som lyder under svensk lagstiftning. Vår signeringstjänst exporterar filerna i PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures) och använder en certifikatleverantör som både anger tidsstämplar och finns med på AATL (Adobe Aproved Trusted List) samt EUTL (European Union Trusted List).

Skapa kuvert och skicka dokument för signering

Följ nedan steg för att skapa ditt kuvert och skicka dokument för signering. Om du inte redan aktiverat Storegate Digital Signering gör du det genom att klicka på Signering i vänsterkolumnen när du är inloggad via webbgränssnittet eller genom att gå till dina kontoinställningar när du är inloggad via hemsidan. Under Abonnemang –> Prisplan väljer du önskat antal Signeringskrediter och bekräftar ändringen. Nu är du redo att börja skapa kuvert och skicka dokument för signering. 1. Tryck på Skapa kuvert. 2. Ange namn på kuvertet. Här kan du också skriva med ett meddelande till undertecknaren. Du kan även skriva ett meddelande som visas när mottagaren har signerat kuvertet. Klicka på Nästa. 3. Lägg in ett eller flera dokument som ska signeras. Det finns flera olika sätta att ladda upp dokument. Du kan välja en PDF du har på ditt Storegatekonto eller ladda upp en fil lokalt från din dator. Du kan även ”dra och släppa” för att ladda upp från utforskaren. När du valt den eller de filer som ska signeras klickar du Nästa. 4. Välj önskade inställningar för signeringen. Det förvalda alternativet för signering är BankID men du kan tillåta Digital Underskrift som alternativ till BankID. För sekretessavtal med kvalificerad signatur (QES) kan du tvinga verifiering och signering med BankID. Här kan du också göra inställningar för att meddela undertecknaren när signeringen är klar. 5. I detta steg lägger du till undertecknare av kuvertet. Du kan välja om signeringen ska ske i en viss ordning, vilket är praktiskt vid signering av exempelvis anställningsavtal. När samtliga undertecknare finns tillagda klickar du på Granska för att få fram en summering av hela kuvertet. 6. Här summeras hela kuvertet och de inställningar du har gjort. Om du behöver ändra något gör du det enkelt genom att klicka på kugghjulet bredvid den ruta du vill ändra i. Längst ner anger du det datum som signeringen upphör. Sedan är allt klart, klicka ”Skicka nu” för att skicka iväg ditt kuvert. Undertecknaren kommer då få ett mail med ditt meddelande samt en länk för att genomföra signeringen.

Exempeldokument med digital signering

Visa exempel på ett dokument signerat via Storegate.

Skapa lista med signeringsmottagare

Om du önskar skapa en lista med mottagare i digital signering så klickar du på Konto/Inställningar/Signeringsmottagare. OBS. Listan och mottagarna är personliga för varje inloggad användare. Här kan du lägga till och administrera mottagare som sedan kan läggas till i samband med att du skapar nya kuvert.

Introduktionsvideo signering

Här nedan finns en kort video som visar hur vår signering fungerar och kan användas. Signering introduktion

Signera avtal med formulärifyllning

Om du har tillgång till tjänsten Storegate Signering har du också möjlighet att ställa ut standardavtal för formulärifyllning på en öppen länk. Du väljer själv vilken typ av information (PDF, DOCX) som ska visas för mottagaren samt vilka formulär kunden ska fylla i (ex. namn, e-postadress, telefonnummer etc.). Du har även möjlighet att lägga till egna fält som kunden får fylla i. När formuläret är ifyllt och avtalet signerat så skickas det vidare automatiskt för attest till andra valfria undertecknare eller bara till dig för att sedan arkiveras i en förbestämd mapp på Mina- eller Gemensamma filer. För att skapa en mallsignering med formulärifyllning så gå till Signering och klicka +Skapa mall och lägg till ett avtal, ange inställningar för mallen, attesterare och därefter slutför. Nu får du en länk som kan distribueras via e-post, på en hemsida, i ett forum med mera, och som fungerar tills du väljer att inaktivera eller ta bort mallen.