Samarbeta och administrera användare

Användare och lista i Storegate

Om du har ett Multikonto med användare i Storegate hittar du en lista under kontoinställningar. En användare kan ha olika status, inloggningsmetoder och roll som kan vara bra för dig att känna till. - Administratör: betalningsansvarig och fullständiga behörigheter. Kan tilldela underanvändare olika tjänster och återställa filer från gemensam som slängts i papperskorg - Status: en användare kan vara aktiv, vilande, inväntar slutregistrering och inaktiv - Underadministratör: kan utföra samma som admin förutom kontorelaterade frågor som betalning och uppgraderingar - Senast inloggad för alla användare - Underanvändare har egen ikon - E-postadress - Om kontot är länkat/Single sign on - Organisation användare tillhör

Privilegierad åtkomst

Om du har valt att köpa tilläggstjänsten Utökad åtkomst så finns det möjlighet att generera ett WebDAV-lösenord för åtkomst via en nätverksenhet till underanvändares Mina filer och Gemensamma filer. Du kan aktivera funktionen under Konto/Team-inställningar när du är inloggad på ett administratörskonto. Se Vilka inställningar ska jag ha om jag ansluter via nätverksplats/WebDAV (endast företag)? och ange lösenordet som skapats för priviligierad åtkomst. OBS. Tänk på integritetsaspekter mot underanvändare.

Väcka vilande användare

Om du har skapat användare som ligger vilande i Storegate kan du väcka dessa gemensamt eller var för sig. Logga in som administratör/underadministratör och gå till Konto/Användare. Här kan du se status på användaren och välja väcka alla eller en användare.

Ta bort eller inaktivera underanvändare i Storegate

Som administratör för ditt Storegate-konto har du möjlighet att hantera underanvändare på olika sätt. Nedan beskriver vi vad som sker när du Tar bort respektive Inaktiverar en underanvändare: Så här tar du bort/inaktivera en användare 1. Logga in på administratörskontot 2. Gå till Användare genom att klicka uppe i högra hörnet 3. Välj användare i listan och klicka på de tre punkterna och välj Ta bort eller Inaktivera Om du tar bort en underanvändare: - Allt användaren har lagrat i sitt personliga utrymmer raderas (Inklusive Mina filer, ev. backuper, papperskorg) - Filer som är lagrade av användaren i mappen Gemensamma filer finns kvar till dess att administratören väljer att flytta/radera filerna. - Behörigheter till mappar i Gemensamma filer raderas för användaren - Användaren tas bort från alla Grupper - Utfärdade sessioner mot användarens klienter tas bort - Publika länkar och filinlämningslänkar som är utdelade via Mina/Gemensamma filer kommer raderas - Om du vill spara publika länkar måste dessa övertas av admin innan användaren tas bort. Övertas på samma meny som där man tar bort användaren Om du inaktiverar en underanvändare: - Allt användaren har lagrat i sitt personliga utrymme finns kvar men är oåtkomligt för användaren - Filer som är lagrade av användaren i mappen Gemensamma filer finns kvar - Behörigheter till mappar i Gemensamma filer finns kvar för användaren men är inaktiverade tills användaren återaktiveras - Användaren kommer ligga kvar som inaktiv i alla Grupper - Utfärdade sessioner mot användarens klienter tas bort och användaren måste logga in på nytt om denne återaktiveras - Publika länkar och filinlämningslänkar som är utdelade via Mina/Gemensamma filer kommer inaktiveras - Om du vill återaktivera publika länkar i Gemensamma filer kan dessa övertas av admin så länge användaren finns kvar i systemet. Övertas på samma meny som där man tar bort användaren

Exportera användare på Multikonto till CSV-fil

Få ut en sammanställning över användare på ett multikonto i Excelformat genom att exportera till CSV på användarsidan när du som administratör är inloggad via hemsidan. I filen kommer det finnas uppgifter som användarnamn, för- och efternamn, datum för skapande och senaste inloggning, behörighet, eventuell reserverad yta mm. Detta gör det möjligt att filtrera dina underanvändare och exempelvis kan du snabbt identifiera om någon inte varit inloggad på länge, eller se hur den reserverade lagringsytan är fördelad.

Planera mappstruktur i Storegate Multi

Den här artikeln riktar sig till dig som är administratör på ett Storegatekonto och ska lägga upp en ny mappstruktur. Att planera en intuitiv mappstruktur kommer göra det lättare att navigera och öka användarnas produktivitet. När du går över till Storegate är det ett bra tillfälle att se till att ineffektiva arbetsflöden från en tidigare mappstruktur inte upprepas. Att tänka på innan du utformar mappstrukturen: - Vem och vilka ska skriva, redigera och spara filer? - Vilka mappar på rotnivå i Gemensamma filer är bra för din organisation? Detta kan utformas efter avdelningar, regioner eller grupper som ska använda Storegate. - Får dina användare möjlighet att skapa och hantera sina egna mappar på rotnivå? Eller föredrar du som admin att äga (och kontrollera) alla mappar på rotnivå? - Behövs olika behörigheter sättas för användare eller är grupper bättre? - Finns det särskilda säkerhetsbehov kring vissa mappar och filer? Grundläggande mappstruktur: För enkelhetens skull sätts behörighet endast i rotkatalogen på Gemensamma filer. Detta innebär att en underanvändare som exempelvis har fått behörighet Skriv i en mapp har Skrivbehörighet till hela mappen inklusive dess undermappar. Det finns möjlighet att ändra så att det även går att sätta behörigheter på undermappar. Detta gör du under ”Konto” –> ”Inställningar” inloggad på administratörskontot. Här kan du utöka behörigheterna till att även gälla mappar under rotnivå. OBS! Tänk på att denna inställning gör tjänsten mer avancerad då man även måste hantera behörigheter som ärvs ner i undermappar. Metodtips för mappstruktur: Att förstå Storegates mappbehörigheter hjälper dig att konfigurera mappstrukturen så att teamet kan få ut mesta av Storegate. Mer information finns här: Administrera användare, behörigheter och grupper 1. Hemligt innehåll bör placeras långt upp i roten. Du kommer att bjuda in underanvändare och ibland externa användare längre ner i mappstrukturen. Eftersom man ärver behörigheter från rotmappen flödar en användares åtkomst bara ner till undermappar. Därför bör känslig information finnas i toppen av din mappstruktur då den blir mer privat. 2. Döp mappar tydligt. Att döpa mappar hjälper användarna att hålla sig orienterade i mappstrukturen och det blir enklare att komma åt rätt innehåll. 3. Håll strukturen så platt som möjligt. En tumregel är att hålla sig till mappstrutkur på inte mer än sex nivåer. En platt mappstruktur blir mer effektiv att arbeta i och enklare för en användare att navigera igenom. 4. Varje användare ser enbart mappar och filer de har behörighet till Genom att bjuda in användare till avdelnings- region- eller teammappar gör det enkelt att navigera och hjälper användaren att stjärnmarkera sina Favoritmappar för snabb åtkomst. 5. Skapa unika mappar för externa användare. Om du märker alla gemensamma/externa mappar på ett lämpligt sätt så kan användarna enkelt förstå att innehållet delas med externa användare.

Notifieringar för mappar i Gemensamma Filer

Denna artikel beskriver hur man aktiverar notifieringar för mappar i Gemensamma Filer via hemsidan www.storegate.com 1. Logga in på hemsidan www.storegate.com 2. Klicka på ”Filer” i vänstermenyn och ”Gemensamma Filer” högst upp 3. Klicka på ikonen som ser ut som en klocka i menyn uppe till höger för att aktivera notifieringar i roten för Gemensamma Filer: Ni får då ett mail så fort någon laddar upp något i Gemensamma Filer 4. Om ni vill aktivera notifieringar för en specifik mapp håller ni muspekaren över mappen, så dyker en klocka upp till höger om mappen som ni kan klicka på: Ni får då ett mail så fort någon laddar upp något i den specifika mappen.

Händelselogg

Händelselogg Logga in med administratörskontot på vår hemsida www.storegate.com Klicka sedan på Gubben högst uppe till höger och välj ”Kontoinställningar”. I vänstermenyn finns alternativet ”Händelser”. Därinne kan administratören se alla händelser och aktiviteter som underanvändare gjort på kontot. Där går att söka på specifika filer och filtrera efter datum. Object_Typ — Händelse Mapp — Skapa — från Publik länk loggas Mapp — Flytta Mapp — Flytta till Papperskorg Mapp — Återställ Mapp — Kopiera Mapp — Ta bort Mapp — Publik länk Mapp — Ändra beskrivning Mapp — Gallringstid satt Mapp — Klassificering satt Fil — Skapa — från Publik länk loggas Fil — Flytta Fil — Flytta till Papperskorg Fil — Återställ Fil — Uppdatera Fil — Kopiera Fil — Ta bort Fil — Publik länk Fil — Läs — Publik länk loggas inte alls Fil — Ändra beskrivning Fil — Klassificering satt Fillås — Skapa Fillås — Ta bort Grupp — Skapa Grupp — Ta bort Grupp — Redigera Grupp — Tillagd i Grupp — Borttagen från Behörighet — Skapa Behörighet — Ta bort Papperskorg — Ta bort Papperskorg — Tömd Papperskorg — Tömd av gallringspolicy Gallring — Skapa Gallring — Ta bort Gallring — Redigera Inställningar — Redigera Publik länk — Skapa Publik länk — Ta bort Publik länk — Redigera Publik länk — Login Användare — Skapa Användare — Uppdatera Användare — Ta bort Användare — Aktivera Användare — Inaktivera Användare — Login Användare — Misslyckad inloggning

Steg-för-steg instruktion för hur man aktiverar Entra ID integration med Storegate

För att aktivera denna integration behöver du ett Storegate företagskonto med administrativa rättigheter och ett Entra ID konto med administrativa rättigheter. Vänligen kontakta Storegate Support om du inte får fram alternativet ”Single sign-on” i menyn. 1. Logga in på hemsidan https://web.storegate.com med administratörskontot för Storegate Multi. 2. Klicka på Gubben högst uppe till höger och välj ”Kontoinställningar” 3. Välj ”Team” -> ”Inställningar” i vänstermenyn och aktivera ”Single sign-on”, detta kommer att starta nedan integrationsflöde. Logga in med inloggningsuppgifter till ett Entra ID konto med administrativa rättigheter, när du har godkänt integrationen så har du kopplat ditt Storegate konto till Entra ID. Alternativ för tokens finns nu under ”Kontoinställningar” på ditt Storegate adminkonto. 4. Logga in i Entra ID-portalen och välj Storegate under ”Enterprise Applications”. Välj ”Provisioning” och ange den token som nu finns under ”Kontoinställningar” på Storegate administratörskontot. Klicka sedan på ”Test connection” för att testa setupen. Kontrollera att provisionering/etablering är aktiverat. 5. Lägg till de användare som ska ingå i ditt Storegate konto, så kommer de att läggas till inom kort. Entra ID lägger till nya valda användare var 40e minut.

Tilldela rollen Underadministratör till en användare

Administratören för ett Multikonto kan tilldela rollen Underadministratör till en eller flera användare. En underadministratör kan sätta behörigheter och skapa nya användare precis som Administratören, men det är fortfarande bara administratören som kommer åt betalningsalternativen för kontot. Såhär gör man för att göra en användare till underadministratör: 1. Logga in med adminkontot på vår hemsida www.storegate.com 2. Klicka på Gubben högst uppe till höger och välj ”Användare” 3. Klicka på användaren i listan som ska bli underadministratör 4. Klicka på knappen ”Gör till underadministratör” och bekräfta sedan förändringen

Underanvändare kan inte se mapp på gemensamma filer?

För att underanvändare ska kunna se mappar under Gemensamma filer behöver de först tilldelas behörighet av administratören för kontot. Följ nedan steg för att göra det: 1. Logga in på administratörskontot via vår hemsida www.storegate.com 2. Klicka på ”Filer” i vänstermenyn och ”Gemensamma Filer” högst upp 3. Markera mappen i fråga och klicka på ”Behörigheter” i menyn uppe till höger 4. Tilldela användaren behörighet till mappen.

Hur sätter jag behörigheter även på undermappar i ett Multi-konto?

För enkelhetens skull sätts behörighet endast i rotkatalogen på Gemensamma filer. Detta innebär att en underanvändare som exempelvis har fått behörighet Skriv i en mapp har Skrivbehörighet till hela mappen inklusive dess undermappar. Det finns möjlighet att ändra så att det även går att sätta behörigheter på undermappar. Detta gör du under ”Konto” –> ”Inställningar” inloggad på administratörskontot. Här kan du utöka behörigheterna till att även gälla mappar under rotnivå. OBS! Tänk på att denna inställning gör tjänsten mer avancerad då man även måste hantera behörigheter som ärvs ner i undermappar. Saknas denna möjlighet på ert konto ber vi er kontakta supporten på support@storegate.com

Nollställ 2-stegsverifiering

Om du har en användare som av misstag slarvat bort sin återställningskod eller förlorat sin telefon så kan du som administratör/underadministratör nollställa 2-stegsverifiering på användaren Gör så här: 1. Logga in på ditt konto 2. Klicka Användare i menyn uppe till höger 3. Klicka på användaren som du vill inaktivera 2-stegsverifiering på 4. Klicka knappen Nollställ tvåstegsverifiering Nu kan användaren konfigurera på nytt!

Lås fil i Gemensamma filer

Om du vill undvika att någon redigerar en fil som tillhör dig i Gemensamma filer så finns möjligheten att låsa filer. Du bestämmer själv hur länge du vill hålla filen låst och det är enbart du själv eller en administratör/underadministratör som kan ta bort låset. OBS. Filer som är låsta är inte heller möjliga ett redigera via Storegate Cloud folder eller WebDAV.

Administrera användare, behörigheter och grupper

Rollen som Administratör Som administratör för kontot är det du som lägger upp användare och bestämmer vilka regler som ska gälla för dessa. Exempel på regler kan vara: - Om användaren skall ha en reserverad del av lagringsytan och i så fall hur stor denna skall vara - Behörigheter för Gemensamma filer - Antal versioner som skall sparas - Om Papperskorg skall användas på kontot - Begränsa användare från att skriva i roten på Gemensamma Filer Då det är administratören som står som betalningsansvarig för tjänsten är det endast denna som kan uppgradera kontot, både vad gäller antal användare och hur stor den totala lagringsytan skall vara. Alla kostnader hamnar på samma faktura. Du kan tilldela en användare rollen som underadministratör, vilket gör att den användaren får möjlighet att skapa och ändra användare och grupper. Se stycket Ändra en användare, Underadministratör Som administratör kan du tilldela andra användare rollen som underadministratör. Som underadministratör kan den användaren sen skapa nya användare och tilldela behörigheter. Så här tilldelar du en användare rollen som underadministratör: - Logga in på hemsidan www.storegate.com med adminkontot - Klicka på ”Konto”-ikonen högst uppe till höger och välj ”Användare” - Klicka på användaren i listan - Klicka på knappen ”Gör till underadministratör” Inställningar för Administratören Du hittar inställningar för Administratören och kontot i Inställningar under Konto, men också i Inställningar under Team. Här hittar man inställningar för till exempel: - Office Online - Tvåstegsverifiering - Versionshantering - Vilka behörigheter som gäller på första nivån av gemensamma filer - Förhindra att användare flyttar filer från Gemensamma Filer till Mina filer - Papperskorg Papperskorg Rekommendation från oss är att ha papperskorgen aktiv. Allt som raderas ifrån ditt och övriga användares konton hamnar i papperskorgen och kan återställas genom att gå in i papperskorgen, markera en eller flera objekt och klicka på återställ ikonen, Observera att allting som raderas ifrån Gemensamma filer hamnar i administratörens papperskorg och kan bara återställas ifrån detta konto. Om en användare raderar filer/mappar ifrån sin egen lagringsyta Mina Filerhamnar dessa i respektives egen papperskorg. Papperskorgen är aktiv som standard på alla konton, om du väljer att inaktivera den kommer mappar och filer ifrån alla konton att hädanefter att raderas permanent utan möjlighet till återställning. En inaktivering innebär även att allt som redan finns i samtliga användares papperskorgar raderas permanent. Administrera användare Lägga till användare: - Logga in på kontot via www.storegate.com och klicka på gubben överst på sidan till höger. - Klicka på Användare. - Klicka på Skapa ny användare. - I rutan fyller man i användarens uppgifter, namn och epost. - Sätt reserverad yta om så önskas, väljer man ”0 GB” så är det ingen gräns förutom den totala lagringsytan på kontot. - Ni kan bocka i ange inloggningsuppgifter för att sätta användarnamn och lösenord för användaren som man sen får meddela till personen. Om man inte bockar i den går ett mejl ut till användaren med en länk där användaren får sätta dessa uppgifter själv när man klickar på Skapa. - Har man bockat i ange inloggningsuppgifter så får man också välja om användaren måste byta lösenordet vid första inloggning, och om välkomstmejl ska skickas ut automatiskt. - Vid Avancerat kan du ange om användaren ska ha rättigheter att skapa filer eller mappar direkt i roten under Gemensamma filer. - Klicka Skapa - Bockar du i Skapa fler innan du klickar på Skapa laddar fönstret om och du kan fortsätta skapa fler användare Om du valt att välkomstmejl ska skickas till användaren så kommer det att skickas när du klickar på Skapa, om du inte bockat i ange inloggningsuppgifter kommer användaren att få ett mejl med en länk där personen får ange inloggningsuppgifter själv. Du kan sen se status på dina användare under i menyn Användare, om de har loggat in och när samt om de är inloggade. Du kan klicka på användarnamnet för att redigera, och du kan klicka på ikonen som ser ut som tre prickar för att få fler val, Ändra en användare - Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger. - Klicka på Användare. - Klicka på användarnamnet på den användare som du vill ändra, eller klicka på ikonen som ser ut som tre prickar vid användaren - Du kan nu göra dina ändringar. - Välj ”Spara” när du är klar med ändringarna. Administrera Grupper Grupper kan vara bra om du har vissa användare som ska ha tillgång till en speciell mapp. Istället för att ge varje användare tillgång till en mapp kan du ge en grupp rättigheter för en mapp. Till gruppen kan du sedan lägga till och ta ifrån användare allt eftersom behovet uppstår. Till exempel skulle en grupp kunna innehålla konsulter, när en konsult slutar eller börjar kan man lägga till denna i mappen konsulter och då vara säker på att denne får samma rättigheter som övriga användare i gruppen. Skapa grupp: - Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger - Klicka på Kontoinställningar. - Klicka på Team - Klicka på Grupper - Välj Skapa ny grupp - Ange gruppens namn och avsluta med att klicka på Skapa Lägg till användare i grupp: - Logga in på kontot och klicka på gubben överst på sidan till höger - Klicka på Kontoinställningar. - Välj Användare - Klicka på alternativ ikonen till höger i listan för användaren och välj Lägg till i grupp - Du bockar sen för vilka grupper du vill lägga till användaren i och sparar med Lägg till Du kan också lägga till användare i grupper genom att gå till menyn Grupper i Kontoinställningar. - Där väljer du grupp genom att klicka på gruppen - Välj Lägg till användare - Du bockar sen för vilka användare du vill lägga till i gruppen och sparar med Lägg till Ändra behörigheter för en mapp - Markera en mapp under gemensamma filer genom att bocka i rutan framför den - Tryck på knappen Behörigheter (användarikon med bock) - En ruta öppnas där man kan välja vilken behörighet som en användare eller grupp ska ha på mappen - Man kan bocka för Notifiera användarna om man vill - Spara ändringarna genom att klicka på Spara Det finns 5 nivåer av behörigheter: - Ingen behörighet – Användare som helt saknar behörighet till en mapp ser inte denna överhuvudtaget, inte på webben eller via Storegates applikationer. - Läs – Användare kan se mapp och öppna och ladda ner dess innehåll men inte flytta, radera eller ändra mappen eller innehållet. - Läs/Skriv – Användare kan se, läsa, ändra, ta bort, kopiera eller flytta mapp och dess innehåll. - Full Behörighet – Kontots administratör och underadministratör (om sådan finns) har Full behörighet för samtliga mappar på kontots gemensamma del. Användare har Full behörighet till mappar de själva skapar. Full behörighet kan utöver det även ges till en användare av kontots administratör eller en annan användare med Full behörighet och innebär då att användaren får full kontroll över mappen och även möjlighet att ändra andras behörigheter på den. Notera att Full behörighet inte kan ges till en grupp. För att kunna ge en användare Full behörighet behöver administratören först aktivera redigering av Full behörighet enligt bild. Därefter kommer Full behörighet finnas med som alternativ i listan för behörigheter som kan tilldelas användare. Behörigheter finns endast för mappar under Gemensamma filer. När du skapar en ny mapp i Gemensamma filer kan du samtidigt sätta behörighet på mappen. Om en mapp lagras upp från din dator till Storegate eller om en mapp kopieras eller flyttas från Mina filer till Gemensamma filer sätts Ingen behörighet som standard. Detta görs av säkerhetsskäl så att ingen annan än du kan se mappen innan behörigheterna ändrats. För att göra den tillgänglig för andra så loggar man in på webben och tilldelar önskad behörighet. Exempel Här visar vi exempel på hur behörigheter kan fördelas beroende på företagets storlek. Mindre företag Ett litet företag med fem anställda har byggt en simpel mappstruktur som endast reglerar behörigheter i rotmappen. Eftersom de anställda enkelt kan kommunicera med varandra krävs ingen större behörighetsstruktur. Administratören har satt behörighet i gemensamma filer till läs/skriv. Samtliga användare kan nu skapa mappar och dokument i rotkatalogen. I mappen Ekonomi finns dokument som endast den ekonomiansvariga och VD’n ska komma åt. Därför har administratören skapat en grupp där dessa två ingår och benämnt den “Ledning”. När administratören skapade mappen ”Ekonomi” sattes behörigheten för den fördefinierade gruppen “Alla” till “Ingen behörighet”, men gruppen Ledning har fått “Läs/Skriv”. Övriga som nu inte har behörighet kommer inte heller kunna se denna mappen. Högsta behörigheten gäller. Större företag Det större företaget har 30+ anställda. För att få ordning på företagets filer och dokument behöver administratören utnyttja Storegates ”Utökade behörighetsstrukturer”. I denna lite större organisation krävs en behörighetsstruktur i undermappar. Detta aktiverar administratören i sina inställningar. För att förhindra att användare kan skapa nya mappar i rotkatalogen har administratören satt den gemensamma inställningen till “Läs”. Det stora företaget har en ekonomiavdelning och en HR-avdelning. Deras mappar ingår i samma rotmapp men de ska inte ha tillgång till varandras mappar. Med utökade behörigheter kan administratören ge de olika grupperna tillgång till respektive mapp utan att de kan se varandras. Gruppen ”HR” har tillgång till flera andra mappar i det gemensamma systemet men administratören vill att en enstaka användare i gruppen inte ska ha tillgång till en av mapparna. Administratören väljer då “Ingen behörighet” på den användarens personliga nivå. Användare övertrumfar grupp.